Stop à la tyrannie des mails: 4 conseils

Comme beaucoup de travailleurs du numérique, je suis touché par une terrible affliction, le mal d’une génération : une addiction aux mails.

Le mail a gagné une place prépondérante dans ma vie. Il est mon principal mode de communication, voie privilégiée pour faire du business, il remplit ma todolist avec régularité, me fournit ma dose de stress quotidienne.

Conseil n°1 : « Se forcer à ne pas regarder ses mails pendant une longue période… et se rendre compte qu’aucune catastrophe n’est arrivée ».

Cela permet de dédramatiser la relation aux mails : découvrir que la terre tourne encore autour du soleil même après 60 heures sans avoir vu ses courriers électroniques.

Les raisons d’une addiction

De nombreuses raisons peuvent expliquer pourquoi je suis comme cela. Et même si je suis certain que de nombreuses personnes souffrent des mêmes maux, je reste conscient de la majorité de personnes qui vont se moquer de moi.

Le fait est que lorsque vous travaillez dans une start-up, dans un média, dans un métier du web… il y a cet idéal de l’homme connecté, ultra-efficace.

A une époque où je travaillais dans une boîte qui ne me plaisait pas à 100%, chaque mail pouvait être la bonne nouvelle qui allait tout changer : celui d’une maison d’édition m’apprenant que l’un de mes romans allait être publié, celui d’un recruteur qui souhaite me rencontrer pour m’offrir le poste de mes rêves, la réponse d’un potentiel partenaire qui pourrait donner un nouveau souffle à mon aventure. Les bonnes nouvelles arrivent par mail : d’où la faiblesse commune de les ouvrir constamment pour découvrir si l’une d’elles s’y cache.

Mais ce sont également les urgences qui s’y cachent. En effet, 1 mail sur 10000 va être une urgence qu’il faudrait traiter immédiatement. Un partenaire majeur qui pourrait être mécontent et qu’il faudrait apaiser, le patron qui a besoin d’une réponse urgente, etc.

Les mails sont également une solution de facilité. Plutôt que de réfléchir longuement aux priorités, à ce qui nécessite une action aujourd’hui, à ce projet qui requiert quelques heures de travail pour être sur les rails… ouvrir ses mails permet de remplir sa todolist d’éléments à faire sans avoir à y penser.

Etre réactif sur ses mails, c’est donc la qualité des insatisfaits, des paresseux, des personnes qui ont pour seule valeur ajoutée de répondre rapidement grâce à la servitude donnée à la boîte mail.

Conseil n°2 : « Commencer sa journée en réalisant les 2-3 tâches les plus urgentes AVANT de regarder une première fois ses mails »

Plutôt que de laisser les mails définir votre todolist de la matinée et se retrouver en réaction face aux messages, définissez les 2 choses les plus importantes à accomplir aujourd’hui pour avancer sur vos projets. Puis se forcer à ne pas ouvrir sa boîte mail avant d’avoir réalisé ces tâches importantes.

Conseil n°3 : « Ne soyez pas réactif aux mails »

Ce qui peut sembler être une hérésie dans notre rapport aux mails et en fait le conseil le plus sain que je puisse vous donner. A partir du moment où vous vous montrez réactif aux mails, cela va devenir le standard en terme d’attente des autres. Apprenez leur à attendre, ne répondez que le lendemain matin. S’ils comprennent que vous n’allez pas leur répondre dans la minute, et qu’il leur faudra 10 ou 20 heures avant d’avoir un retour, ils vont réfléchir à comment vous envoyer un mail la prochaine fois. Ils seront plus complets dans leur demande, proposerons des alternatives à leurs questions (plutôt que de mettre simplement, « okay pour se rencontrer la semaine prochaine ? », ils ajouteront « j’ai des disponibilités mardi à 15:00 et jeudi à 10:00, laquelle vous convient le mieux ? »). Ils apprendront également à ne pas vous envoyer un mail à la dernière minute et quitter la communication de l’urgence.

Un monde sans mail

J’échangeais récemment avec une employée dans une agence de relation presse. Elle se souvenait de ses débuts, où les communiqués de presse étaient envoyés par la poste. Imaginez cela : aujourd’hui les journalistes reçoivent constamment des communiqués de presse (ou CP pour faire court), avec des embargos situés parfois à quelques heures de la réception, et si vous n’avez pas répondu au mail, l’attaché de presse vous relancera par téléphone pour s’assurer que vous avez bien reçu le CP.

Nous sommes dans l’immédiateté à outrance.

Je me suis alors mis à distance avec ces pratiques : réfléchissant à l’époque où le postier passait une fois par jour. Vous récupériez ainsi vos lettres quotidiennement avant d’attendre le lendemain pour une nouvelle livraison. Ce que cela serait bon de n’avoir qu’un moment dans la journée pour recevoir ses mails.

Je ne dis pas que « c’était mieux avant » : il y avait le télégramme, les fax, etc. Mais le mail nous a tous mis dans une nouvelle posture, surtout depuis l’avénement des smartphones.

Et si vous recevez trop d'emails, faites payer ceux qui vous les envoient.

Conseil n°4 : N’ouvrez votre boîte mail que 2 à 3 fois par jour

Retour à la dynamique du postier : vous vous imposez deux créneaux horaires où il est accepté de traiter ses mails. Les meilleurs moments sont vers 10:00 ou 11:00 (après avoir terminé vos tâches importantes) et une deuxième fois vers 17:00. Imposez-vous une durée de traitement en mettant un timer. Répondez à vos mails importants, pendant 30 minutes par exemple, puis fermez votre boîte mail jusqu’au prochain créneau prévu.

Si vous êtes dans un secteur où il y a de « vraies » urgences, ou que vous avez peur de vous faire virer en utilisant cette méthode : identifiez les personnes importantes et ajoutez leurs adresses mails sur un logiciel comme Mail en tant que VIP, demandant à recevoir une notification push uniquement pour ces mails là.

Nouveau challenge

Ces conseils ne sont pas des paroles en l’air. Il s’agit de la nouvelle politique que j’essaye de m’imposer. C’est un véritable challenge pour moi. J’ai déjà eu des rechutes, des moments où j’accepte de faire des encarts à mon régime parce que mes objectifs de la journée requièrent de regarder ma boîte mail… mais j’ai bon espoir pour arriver à une relation plus saine avec les mails.

Je ne vais pas aller jusqu’à adopter la méthode de Tim Ferris (auteur de « La Semaine de 4 heures ») qui ne va traiter ses mails qu’une fois par semaine maximum. Mais sa philosophie est intéressante. Il accepte ainsi de perdre de l’argent (à cause d’opportunité de business manquée, d’interview pour de grands médias, etc.) si cela lui permet de gagner en sérénité et en temps pour accomplir des choses qui le rendent véritablement heureux.

Etre plus heureux, plus serein… voilà une promesse qui me parle. Pas vous ?