Bureau numérique : numérisez vos documents et factures et jetez les originaux

Il est de plus en plus facile de numériser vos documents et de les déposer dans un répertoire Web comme Dropbox Google Drive ou sur Evernote. Une fois numérisés, vos documents libèrent de l’espace dans vos classeurs, mais surtout, ils sont facilement accessibles.

Les bénéfices qu’offre la numérisation de vos documents

La numérisation offre d’autres bénéfices. Vous aurez accès à vos documents depuis n’importe quel ordinateur et comme vos documents se retrouveront à la fois sur plusieurs ordinateurs et sur le Web, vous aurez accès à une copie en cas de sinistre ou vol.

Classer vos documents

Pour être efficace, vous devez classer vos documents dans des répertoires qui faciliteront leur découverte. Par exemple, un répertoire "factures fournisseurs" sera accompagné de sous-répertoires pour les années et les mois. Il faut bien entendu que vous ajoutiez un titre précis à chacun de vos documents rappelant de quoi il s'agit (gaz, batterie de macbook …). De cette façon, vous pourrez rapidement récupérer vos documents.

Débutez maintenant, ne numérisez pas le passé

À mon sens la numérisation des factures, notes et autres documents est plus simple si vous oubliez le passé. Débutez à compter de maintenant. Revenir vers le passé est à mon avis une perte de temps.

Sélectionnez les outils que vous utiliserez

La première étape consiste à évaluer les outils qui vous aideront à numériser vos documents et de choisir le système de stockage sur lequel vous déposerez votre documentation.

L’outil que tout le monde possède, c’est sans doute l’imprimante multifonctionnelle. Elle est utile pour les documents possédant de nombreuses pages comme les contrats ou polices d’assurance. Par contre, personnellement, je trouve que c’est l’appareil photo du téléphone intelligent ou de la tablette qui est l’outil le plus efficace.

Jumelé à des applications telles que Scanner Pro (iPhone, iPad) et CamScanner Pro (Android) votre smartphone pourra non seulement numériser vos documents, mais aussi les transmettre au service de stockage Web de votre choix. C’est beaucoup plus rapide que d’utiliser un scanner conventionnel.

La sécurité

Lorsque vous stockez vos documents sur le Web, vous devez choisir un mot de passe complexe. Idéalement, vous devriez le généré depuis un système comme LastPass, 1Password ou Keepass (Open source). Je vous suggère aussi de choisir des services de stockage de fichiers Web qui offrent la double authentification.

Cette technique vous permet de mieux sécuriser vos données. En plus de votre mot de passe, vous devrez saisir un code de sécurité unique qui vous sera transmis par texto ou via une application comme Google Authenticator.

La numérisation des documents plus simple aujourd’hui qu’elle ne l’était il y a trois ou quatre ans. L’espace de stockage Web coute moins cher, il est plus facile à utiliser et il y a un plus grand nombre de fournisseurs qui offrent leur facture ou document au format numérique. N’oubliez pas que cette méthode est aussi valable pour vos factures et paperasses personnelles. De votre côté, numérisez-vous vos documents?

Benoit Descary

Comments

[traitement de documents]

La numérisation de documents est actuellement devenue une étape indispensable au sein d'une entreprise afin de bien les garder en sûreté. En plus, ce n'est plus une tâche difficile comme auparavant grâce aux avancés technologiques. Je le conseille pour les grandes entreprises comme pour les PME.